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Ausschreibung von Relocation Dienstleistungen

Warum schreiben Unternehmen Relocation- & Umzugsdienstleistungen aus?

Sinn und Zweck einer Ausschreibung ist eine wettbewerbsbasierte Dienstleister - & Kosten-/Leistungsmittlung. Ausschreibungen gewährleisten, dass das Preis-Leistungsverhältnis bei der gewünschten Dienstleistung möglichst optimal ist. Angebotsüberprüfung und Auswahl des entsprechenden Anbieters ist ein entscheidender und profunder Schritt mit weitreichenden Folgen für ein Unternehmen und deren Mitarbeiter.

Hier gilt: Je deutlicher Sie Ihre Anforderungen formulieren desto besser können Sie

  1. die potentiellen Anbieter vergleichen und
  2. eine solide Grundlage für die zukünftige Zusammenarbeit mit dem neuen Provider bilden
  3. die richtigen Fragen zu stellen, um zu prüfen ob der potentielle Dienstleister zum Unternehmen passt
  4. Kostentransparenz erzielen
  5. kann der potentielle Anbieter in Anbetracht des Relocation Programmes die nötige Aufmerksamkeit und Unterstützung leisten? In anderen Worten, sind Sie evtl. nur eine Nummer auf der Kundenliste des Anbieters oder erhalten Sie „echte“ Betreuung

Beweggründe einer Ausschreibung für Relocation- & Umzugsdienstleistungen?

Hier gibt es eine Vielzahl von Gründen:

  • Wechsel von einem dezentralen Dienstleister Management zu einem zentralen (Tier 1 Supplier)
  • Bedarf an Know-how ohne eigene Ressourcen zu belasten
  • Mangel an Legal- und Policy- Compliance (z.B. im Bereich der Visa- & Arbeitsgenehmigungsverfahren)
  • Erhöhter Bedarf an Mobility Leistungen, Mangel an eigenen Ressourcen
  • Nutzung der Kaufkraft eines Dienstleisters im Bereich Destination Services und Umzüge
  • Optimierung zur Einhaltung der Entsendungsrichtlinien
  • Reduzierung der involvierten Dienstleister
  • Bedarf eines HR IT-Systems ohne eigene Investition
  • Bedarf an non-core Aktivitäten der Internationalen HR /Mobility Abteilung diese im Rahmen eines Business Process Outsourcing (BPO) an einen externen Dienstleister auszulagern
  • Die Vertragslaufzeit der Vereinbarung mit dem existierenden Dienstleister läuft in naher Zukunft aus
  • Formulierung neuer Prozessstandards zur Messung der Mitarbeiterzufriedenheit
  • Unzufriedenheit mit dem existierenden Dienstleister

Was sind die Kostentreiber im Bereich International Mobility?

Das „Forum for Expatriate Management, FEM“ hat im Rahmen einer internationalen Studie die Kosten einer internationalen Mitarbeiterentsendung wie folgt ermittelt

Kosten einer Ausschreibung

Die Kosten einer Ausschreibung hängen unmittelbar von den folgenden Punkten ab:

  • Wer wird, wie lange in Ihrem Unternehmen an der Ausschreibung und Implementierung beteiligt sein? Zur umfassenden Erstellung einer Ausschreibung aber natürlich auch zur Bewertung der einzelnen Angebote sind, neben dem Einkauf natürlich auch die Fachabteilungen fundamental beteiligt. Beachten Sie, dass je nach Anforderungs-Katalog einzelne Fachbereiche wie die Personalabteilung, Rechtsabteilung oder der IT-Bereich involviert werden muss.
  • Welche Leistungen schreiben Sie aus? Hiervon hängt der Aufwand ab wie lang die Antworten sein werden und wie viele Einzelleistungen verglichen werden müssen.
  • Wie viele Unternehmen fragen Sie an? Hiervon hängt es ab wie viele Antworten zu lesen sind, wie viele Raten zu vergleichen sind.
  • Wie viele Unternehmen laden Sie zu einer Präsentation ein (best & final)? Wie viele Präsentationsrunden planen Sie? Mit der Vorbereitung und der Nachbereitung sowie der Präsentation selbst können pro Bewerber durchschnittlich bis zu einem Arbeitstag kalkuliert werden.
  • Wie viele Unternehmen werden Sie besuchen (Site Visit)? Auch hier bedarf es einer Vor- und Nachbearbeitung und je nach Ort des Besuches sollte hier genügend Zeit eingerechnet werden. Mobility Management Unternehmen haben ihre Europa Zentrale häufig in Großbritannien oder den USA. Je nach Anforderungen ist die Präsenz in Ihrem Heimatland von großer Bedeutung. Besuchen Sie das Büro welches dann auch die Leistungen erbringen soll. Je nach jährlichem Auftragsvolumen ggf. kleiner oder mittelständische Relocation Management Unternehmen mit Zentrale in Deutschland einladen. Neben der Arbeitszeit sollten bei der Berechnung auch Reisekosten eingeplant werden.
  • Wer ist in Ihren Unternehmen an der Implementierung beteiligt? Der Aufwand einer Implementierung sollte nicht unterschätzt werden. Die Vorbereitung, Durchführung und Verantwortung sollte zwar bei dem neuen Dienstleister liegen aber es bedarf natürlich auch der Kooperation des Auftraggebers. Folgende Bereiche in einem Unternehmen können theoretisch einbezogen werden: International Mobility / HR /  HR Business Partner / Transfer Management, Business Partner, Einkauf, Legal, IT, Corporate Governance, Gewerkschaft, Verwaltung und möglicherweise noch andere.

Return on Investment – Zielsetzung einer Ausschreibung

Know-how
Durch einen externen Anbieter im Bereich Global Mobility sichern Sie Ihrem Unternehmen die nötige Expertise ohne eigene Ressourcen damit zu belasten. Weiterhin kann der Dienstleister hilfreiche Informationen wie Housing Informationen, Länderinformationen, Visa- & Immigration Prozesse und Zeitbedarf etc. liefern.

Kostentransparenz
Durch die zentrale Steuerung aller Mobility Aktivitäten sowie deren Bezahlung kann ein fundierter Überblick der Gesamtkosten eines Entsendungs-Programms erreicht werden. Um dies ohne einen externen Anbieter zu erzielen bedarf es einem hohen manuellen administrativen Aufwand. Es gibt Dienstleister am Markt, die Assignment Kosten im Namen und Auftrag des Unternehmen verwalten (Expense Management), gemäß Richtlinie an den Expat zahlen und gemäß Absprache reporten.

IT-Lösung ohne eigenen Kapitalaufwand Ein Anbieter mit eigenem IT-Tool bietet seinen Kunden meistens die Nutzung dieses Systems, ohne Zusatzkosten an. Status Abfrage, ad-hoc Reporting und weitere Funktionen sind somit ohne Finanzaufwand möglich. Auffangen von Volumen Schwankungen Saisonale Schwankungen im Aufkommen werden durch einen externen Anbieter aufgefangen. Bei einem klassischen In-house Model muss ein Unternehmen entweder versuchen ohne erweiterten Personalaufwand das Aufkommen zu bewältigen oder aber zusätzliche FTE anfordern. Beide Optionen sind mit Risiken behaftet, da meist Qualität darunter leiden kann. Reduziertes Supply Chain Management Eine Vielzahl, individueller Dienstleister bedeutet auch ein hoher Bedarf and Supply Chain Management. In den Ländern in denen ein niedriger Bedarf an Leistungen besteht, würde der Aufwand auch in keinem Verhältnis zu dem Nutzen bestehen. Ein externes Unternehmen, welches professionelles Vendor Management betreibt, kann Ihnen günstige Konditionen und einen hohen Qualitätsstandard liefern. Reporting Mit der Wahl eines Global Mobility Anbieters sollten Sie in der Lage sein, ohne zusätzlicher Kosten akkurates Reporting zu erhalten. Dieses Reporting muss auf die speziellen Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnitten sein. In diesem Reporting kann es im speziellen um Kosten oder Status gehen. Sehr hilfreich kann auch Reporting über Ausnahmen zu den Entsendung Richtlinien sein. Compliance

  • Immigration
  • Legal
  • Tax
  • Policy

Kosteneinsparpotential
Als eines der wichtigsten Ergebnisse einer Ausschreibung ist die Kosteneinspaarung. Mit Hilfe eines externen Mobility Management Anbieters besteht Einsparungspotential in den folgenden Bereichen:

  • Umzugskosten
  • Reduzierung der Direktkosten im Bereich der Destination Services (Relocation Kosten)
  • Gezielte Ermittlung von Kostensenkungsprogrammen zu einzelnen Dienstleistungen wie Sprachkursen, Interkulturelle Trainings, Übergangswohnungen/Service Apartments, etc. durch transparentes Reporting dieser Kategorien
  • Einsparpotential bei Senkung der Miete im Gastland durch gezielte Verhandlungen mit potentiellen Vermietern, Überprüfung des Anforderungsprofils bezüglich der Maximalgrenze für Mieten
  • Durch automatisches Reporting von Kosten im Bereich Mieten, Heimreisen, Sprachunterricht, Interkulturelles Training, etc. besteht die Möglichkeit die „Out of Scope Fees“ des Steuerunternehmen zu reduzieren
  • Entlastung bei administrativen Tätigkeiten, effektivere Nutzung der existierenden HR-Ressourcen und keine zusätzlichen Personalkosten bei Volumen-Schwankungen
  • Mögliche Senkung der Management Fee, sollte ein existierender Anbieter ausgewechselt werden oder aber die existierenden Raten überprüft werden. Ihr neuer Dienstleister sollte sich an den effektiven Einsparungen mit Hilfe von SLA’s und KPI’s messen lassen

Wie kann Inhouse Mobility unterstützen

Zum Serviceportfolio von Inhouse gehört die zielgerichtete Unterstützung von Mandanten bei der Vorbereitung der Ausschreibung. Hierzu zählen folgende Punkte:

  • Bedarfsermittlung
  • Erstellung des RFI (Request for Information)
  • Erstellung des RFQ (Request for Quotation)
  • Entwicklung von effektiven Relocation Programmen und Definition des Servicerahmens anhand der Entsenderichtlinie(n) (Scope of Work) zur transparenten Preisabgabe aller beteiligten Dienstleister
  • Erstellung von messbaren Key Performance Indikatoren & Service Level Agreements, angepasst an die Unternehmensziele 
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